出荷とは?発送との違いは?出荷と発送の業務内容を比較

物流には複数のプロセスがあり、それぞれがうまく連携することではじめて商品が製造元から配達先に届きます。物流におけるプロセスのうち出荷作業と発送作業が主な業務となりますが、それぞれ目的や業務内容が異なります。
出荷作業とは入荷した状態の荷物を、在庫の引き当てやピッキング、検品までおこなうのが一般的です。発送業務とは、出荷した商品を届け先に発送するまでの工程のことをいいます。宅配業者を利用する場合は、宅配業者に手渡し配達完了を確認するまでが発送業務です。

 出荷とは

出荷作業とは、商品を市場に出すための処理をいいます。出荷作業でミスをすると生産性に大きく影響することから、物流業務のなかでも重要な工程です。出荷数を増やしても、出荷対応が追いつかなければ売り上げにつながりません。

出荷の前に必要なこと

物流は一般的に複数のプロセスにより成り立っています。出荷するためには、入荷作業することによって商品が倉庫に届いていることが必要です。さらに、商品を出荷しようとしても商品がない、数が合わないといったことがないように定期的に在庫管理をすることも求められます。

出庫との違い

出庫は商品を保管している場所から商品を出すことです。対して出荷は出庫をした商品を運送業者に荷物を引き渡している状態までが対象です。

出荷の主な業務内容

出荷には主に次のような業務が挙げられます。

  • 在庫引き当て
  • ピッキング
  • 検品
  • 梱包やラッピング

在庫引き当て

出荷指示に対して在庫を確保する作業のことを在庫引き当てといい、引当済みの在庫とかぶらないようにすることが重要です。在庫引当をすることによって、出荷予定のない在庫の数を把握できます。在庫が足りない場合は欠品扱いとなります。

ピッキング

ピッキングは注文が入ったらリストをもとにして、出荷する該当の商品を倉庫から探し出す作業のことです。ピッキングリストには、出荷する商品の名称や品番、保管場所、大きさなどが記載されていることが一般的です。

検品

ピッキングをしたうえで再度注文と商品が合っているかどうかを確認します。この時に、商品が壊れていないか、汚れていないかを確認することが必要です。

梱包やラッピング

検品が終わったら発送するための梱包をおこないます。このとき、商品の性質や購入者が求めているニーズに合わせてラッピングをしたり、緩衝材を活用したりすることがあります。

出荷作業における注意点とは

出荷作業においての注意点として次のことが挙げられます。

  • 送り先の間違い
  • 同梱漏れ

送り先の間違い

送り先の間違いとして、送り状を作る時点で住所間違いをはじめとした入力ミス、ほかの送り状と貼り間違えていることがあります。さらに、荷物と送り状が対になっている並びが何かの拍子によってずれてしまうことで、1つずつすべてが食い違ってしまう可能性があります。このような状態になると間違えているのに気が付くのが遅くなり、対応に手間がかかってしまうのです。

送り先の間違いを防ぐためには、手入力をせずシステムを導入して作業を自動化すると効果的です。

同梱漏れ

荷物によっては付属品を同封する場合があります。広告チラシや説明書など重要な付属品である場合が一般的で、漏れてしまうと大きなトラブルになる可能性があるため注意が必要です。

出荷作業においてトラブルを防ぐためには

出荷作業においてトラブルを防ぐためには、次のことが大切です。

  • 管理方法の見直し
  • システムの導入

管理方法の見直し

検品や梱包などそれぞれの工程において、スムーズに申し送りできるような連携体制が必要です。さらに、検品を複数人数でおこなったり、一連の流れをわかりやすく管理したりするなど管理方法を見直すことが求められます。

システムの導入

出荷には複数の工程があり、それぞれの担当者だけに管理を任せているようではトラブルが起きやすくなります。さらに、トラブルがあったときにどの工程でミスがあったのかを明確にするのがむずかしいといった点にも注意が必要です。そこで、WMS(Warehouse Management System、倉庫管理システム)を導入することによってそれぞれの工程においての作業内容を確認しやすくなります。

発送とは

発送業務とは、出荷された荷物を送り先に発送手続きをおこない最終的に発送完了の確認までおこなうことです。

発送をするタイミング

出荷作業において検品や梱包、ラッピングまで終わった時点で発送業務をおこないます。運送会社に預けることまでが発送の目的です。

配送との違い

発送は運送会社に預けるまでをいいますが、送り先に届くまでのすべての過程を配送といいます。発送は荷物を送りだすことで、配送は送り先に届くまでのプロセスのことです。

データ管理が重要

発送業務において、どの荷物をどの顧客に発送したかといったデータを正確に管理することが重要です。データ業務を怠ってしまうと、顧客に違う荷物を送ったり届いていなかったりと大きなトラブルになります。通販は顧客一人ひとりの口コミが重要であり、このようなミスが起こると評判を落としてしまう可能性があります。

発送作業における注意点とは

発送作業において次の点に注意することが必要です。

  • 誤発送が起きる可能性がある
  • 配送完了まで確認する

誤発送が起きる可能性がある

出荷作業まで正確におこなっていても、発送管理ができていないと誤発送が発生する可能性があります。特に、発送業務を複数人数で手分けしておこなうようになるとヒューマンエラーがおきやすくなります。誤発送が発生すると、顧客とのやりとりや手続きのやり直しが必要であるため業務が増えるほか、信頼を失ってしまうため早急に解決することが重要です。

配送完了まで確認する

発送業務は運送業者に依頼するまでが一般的な流れですが、最終的に配送完了したかどうかを確認することも重要です。あとから配送ができていなかった、違うところに配送されていたことが発覚すると大きなトラブルになります。

出荷と発送の違い

出荷と発送には次のような違いが挙げられます。

  • 目的の違い
  • 荷物が保管されている場所
  • 工程の違い

目的の違い

出荷と発送はどちらも物流においてのプロセスですが、それぞれ目的が異なります。出荷は受注を受けたあと、荷物の検品や梱包などをおこない積みだす作業のことで、発送は出荷した荷物を顧客に届ける工程のことです。発送までを含めて出荷作業ととらえるケースもあります。

荷物が保管されている場所

出荷する荷物は工場や倉庫にあります。商品が作られた工場にあるか、作られた商品を保管している倉庫に商品がある場合に出荷作業が必要です。工場から出荷された商品を配送会社が自宅や企業などの指定された場所に配送します。

工程の違い

出荷と発送では物流業における工程の違いがあります。出荷は受注してから荷物の検品や梱包をするところまでのことをいいます。発送は配送業者を手配するところまでですが、到着確認までするのが一般的です。つまり、出荷作業が終わったあとに発送作業をおこない、配送作業につなげます。

まとめ

出荷と発送はいずれも物流業務において重要なプロセスです。出荷は倉庫に入庫した荷物を検品や梱包までおこない、発送は出荷した荷物を届け先に送る業務です。運送会社に依頼する場合であっても、運送終了までが発送業務です。

そのため、出荷と配送は物流業務における工程のほかに、荷物のある場所や目的が異なります。しかし、物流業務においていずれも重要であり出荷が的確におこなわれていないと、配送業務においてもトラブルにつながります。

 

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