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国内外のECをはじめ、リユース、美容・健康、音楽などあらゆるジャンルで執筆中のフリーランスライター。中国への留学経験を生かし、13年間、繊維製品や楽器、雑貨の輸入業務に携わる。現在はライター業のかたわら、個人で越境ECのセラーとしても活動中。

送り状とは?書き方と注意点、ヤマト・佐川・ゆうパックの発行サービスを解説

物流代行

送り状とは?書き方と注意点、ヤマト・佐川・ゆうパックの発行サービスを解説送付送付

「送り状」には、物流用語で使われるものと、ビジネス書類の添え状として使われるものとの2種類があります。

この記事では運送状として使われる「送り状」について、混同しやすい用語との違いから書き方の注意点まで解説します。

送り状のタイプは2種類

「送り状」にはおもに2種類のタイプがあります。

一つは物流用語として運送状を指す伝票、もう一つは送付書類のカバーレターとしての送り状です。

違いが分からなければ実務で混乱してしまうので、確認しておきましょう。

【1】運送状としての「送り状」

運送状としての「送り状」

物流における荷物に貼る運送状を、送り状といいます。

宅配便などでお届け先や依頼主の住所、氏名、連絡先と内容品を記入して箱の上から貼り付けする伝票です。

送り状には追跡番号が記載されており、番号から荷物の所在を検索できます。

運送会社にとっては、送り状は荷物を発送する指示書でもあります。

【2】カバーレターとしての「送り状」

カバーレターとしての「送り状」

運送状以外でいう送り状とは、上記のような送付状のことです。

基本的に企業間で請求書や各種書類をやり取りする際、書類の概要や日付などを1枚の紙にまとめて添付します。カバーレターや添え状ともよばれるものです。

通常、相手に失礼のないよう挨拶の一文を加えます。

送り状と納品書の違い|運送状と明細書

送り状と納品書の違い|運送状と明細書

送り状との違いが分かりにくいものとして「納品書」があります。

2つの違いは送り状が運送状であるのに対し、納品書は、発注者が注文した内容の明細が記載された書類です。

納品書の添付は義務ではないため、企業によっては添付しないこともあります。具体的な記載内容は、以下をご参照ください。

【納品書に記載されるおもな内容】

  • 発行日
  • 発注日時
  • 発注番号
  • 発注者
  • 送付先
  • 商品番号
  • 商品名
  • 商品単価
  • 数量
  • 小計(商品単価に数量を掛けた金額)
  • 送料・消費税を足した合計金額

送り状と荷札の違い|ほぼ同義

物流用語でいう荷札と送り状(運送状)の違いは、ほとんどありません。

荷札とは送り主・お届け先・荷物の受取人を記載し、荷物や貨物に貼り付ける用紙やシール状のものです。

通常、ヤマト運輸や佐川急便など宅配業者の荷札は送り状と一体型になっています。

送り状は大きくわけて3種類

送り状は、送料の支払い方法によって3つの種類に分けられます。

以下、それぞれ簡潔に解説します。

  1. 発払い伝票
  2. 着払い伝票
  3. 代引き伝票

発払い伝票

発払い伝票とは、送り主が送料を負担する際に使用する送り状です。元払い伝票と呼ばれることもあります。

荷物の発送時に運賃を払うか、まとまった荷量のある法人や個人事業主なら運送会社との契約により月単位などでまとめて支払うことも可能です。

通常の発送で、最も多く使われる伝票です。

着払い伝票

着払い伝票とは、荷受人が送料を負担する際に使用する送り状です。

運送会社によっては、発払いの料金に追加で手数料が上乗せされることがあります。

代引き伝票

代引き伝票とは、代金引換で発送される際に使用する送り状です。

荷受人は商品の受け取り時に、商品代金と運賃、代引き手数料をまとめて運送会社に支払います。

【ヤマト運輸・佐川急便・日本郵政】送り状発行サービスの概要

【ヤマト運輸・佐川急便・日本郵政】送り状発行サービスの概要

主要運送会社のヤマト運輸、佐川急便、日本郵政(ゆうパック)の送り状について、発行方法から取扱コンビニがひと目で分かるよう一覧にまとめました。

各社の送り状発行サービスについても、詳しく解説します。

 

ヤマト運輸
(宅急便)

佐川急便
(飛脚宅配便)

日本郵政
(ゆうパック)

発行方法

・C2
(個人向け)

・B2クラウド
(法人向け)

・手書き

・e飛伝3(Ⅲ)

(個人・法人向け)

・ゆうパックプリントSky(法人向け)

・Webゆうパックプリント

(個人・法人向け)

・ゆうパックプリントR

(個人・法人向け)

コンビニで取扱のある送り状

・宅急便(発払い・着払い・複数口)

・宅急便コンパクト(発払いのみ)

・往復宅急便

※C2は一部対象外

・取扱なし

・元払い伝票

・着払い伝票

取扱コンビニ

・デイリーヤマザキ
・セブンイレブン
・ポプラ
・ファミリーマート
・ニューデイズ

・取扱なし

・ローソン

・ミニストップ

・セイコーマート

手書き送り状の入手先
(コンビニ以外)

・営業所

・取扱店

・セールスドライバー

・営業所

・取扱店

・セールスドライバー

・郵便局窓口

・セールスドライバー

※記載のコンビニエンスストアでも、一部の店舗では取扱がない場合があります。

ヤマト運輸:宅急便の送り状発行サービス

ヤマト運輸の送り状発行サービスには、おもに個人向けのC2クラウドと、法人や個人事業主向けのB2クラウドとがあります。

サービス

利用条件

特徴

利用手順

C2
(個人向け)

クロネコメンバーズに会員登録が必要

パソコン、スマホ、カラープリンターがあれば自宅で発行可能

1. クロネコメンバーズに会員登録

2. パソコンやスマホで送り状を発行

3. A4サイズの普通用紙に印刷

B2クラウド
(法人・個人事業主向け)

事前に法人契約が必要

・インストール不要のWeb上で完結

・月締め後払いで支払いできる

・各種データをCSVファイルで出力できる

1. 法人契約を事前に締結

2. インターネット上で送り状発行

3. 専用のラベルに印刷し、営業所にラベルを依頼

佐川急便:飛脚宅配便の送り状発行サービス

佐川急便の送り状発行サービスは、e飛伝3(Ⅲ)です。

個人でも利用は可能ですが、佐川急便との運送契約が必要です。おもに法人やまとまった出荷量のある方が対象になります。

専用の送り状やラベルが必要なので、前もって営業所やドライバーから入手しましょう。

サービス

利用条件

特徴

利用手順

e飛伝3(Ⅲ)
(法人・個人事業主向け)

・事前に法人契約が必要

・スマートクラブ for businessのIDが必要

・パソコンとプリンタがあればどこでも送り状が発行できる

・アプリのインストール不要、クラウド上で完結

1. 法人契約を事前に締結

2. インターネット上で送り状発行

3. 専用のラベルに印刷

日本郵政:ゆうパックの送り状発行サービス

日本郵政のゆうパックについて、送り状発行サービスは以下の3通りです。

  1. ゆうパックプリントSky(法人向け)
  2. ゆうパックプリントR(法人向け)
  3. Webゆうパックプリント(個人・法人向け)

ゆうパックプリントSkyは通販事業者向けの出荷管理クラウドサービス。その他法人向けとしてゆうパックプリントR、個人向けにはWebゆうパックプリントがあります。

サービス

利用条件

特徴

利用手順

ゆうパックプリントSky(法人向け)

・法人向けの月額利用契約が必要(税込6,600円)

・1出荷あたり税込5.5円の重量課金制(出荷量に応じて割引あり)

 

・楽天、Yahoo!、AmazonからのCSVファイルを取り込み可能

・販売元サイトの複数出荷場の在庫、出荷情報を一括管理

1. 法人契約を事前に締結

2. 無料の管理ソフトをダウンロード

3.ソフト上で送り状発行

4. 専用のラベルに印刷

ゆうパックプリントR
(法人向け)

ソフトウェアのダウンロードが必要

 

・自宅のパソコンとプリンタで印刷可能

・配達予定日をメールやLINEで通知できる

1. 無料のソフトウェアをダウンロード

2. インターネット上で送り状発行

3. 専用のラベルに印刷

Webゆうパックプリント(個人・法人向け)

インターネット上で会員登録が必要

 

・ 自宅のパソコンとプリンタで印刷可能

・ 住所録の管理と配送状況のチェックが可能

1.インターネット上での会員登録

2. インターネット上で送り状発行

3. A4用紙に印刷

<関連記事>「【2023年4月改訂】宅急便・宅配便・郵便の料金比較!送料が安い業者は?

送り状を書く時の注意点

 

送り状を書く時の注意点

送り状を書く際の注意点は、大きくわけて以下の3つあります。

  1. 品名をなるべく具体的に書く
  2. 届け先の郵便番号を明記する
  3. 個人情報の取扱に注意する

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

品名はなるべく具体的に書く

送り状の品名を書く欄には、基本的にできるだけ具体的な品目を書くよう求められます。

たとえば、DVDレコーダー、デジタルカメラ(バッテリーあり・なし)、お米、漫画本、ぬいぐるみなどです。運送業者が記載された品名から梱包状態が輸送に適しているか、空輸禁止のものでないかを見分ける必要があるからです。

とはいえ、サプライズプレゼントやオークション、フリマサイトの商品など商品名を明記したくない場合ありますよね。

具体的な品名を求められるのは、おもに割れ物や食品、家電製品、空輸禁止の商品などです。

具体的な品名を書けないときは、集荷担当者に事情を説明し精密機器や割れ物などと注意書きを足すなどすれば柔軟に対応してくれる場合があります。

空輸禁止の化粧オイルや花火などは、状況に応じて陸送や船での輸送に変更になることもあります。その場合は配送に2〜3日程度の遅れが生じることを留意しておきましょう。

その他、たとえば下着を衣類と表記したい場合は、空輸禁止でもなく他の荷物に影響もない商品なので最初から衣類と書いても差し支えないでしょう。

届け先の郵便番号を明記する

送り状の郵便番号は空白にしがちですが、明記する必要があります。

運送会社では、届け先の郵便番号で仕分けコードが割り振られる仕組みになっているためです。

このひと手間を怠るだけで、仕分け作業に遅れが生じ配達が遅延する可能性もあります。

送り状には住所だけでなく、郵便番号も調べて明記するようにしましょう。

個人情報の取扱に注意する

送り状には住所や氏名、連絡先などの個人情報が記載されているので取扱にはくれぐれも注意が必要です。

よくあるのは、複数の荷物を出荷する際に貼り間違いによって他人に個人情報が流出してしまうパターンです。納品書や請求書を同梱している場合、その内容まで流出してしまうので顧客信用度が下がります。また、荷物の引き上げと再送運賃の負担が増えるので利益が圧迫されるなどデメリットが大きいです。

特に取り扱う荷物の量が多い企業は、送り状の貼り間違いによる損失が大きいことを認識しておきましょう。

<関連記事>「梱包作業を簡単に効率化!改善のコツ8つと事例をECの現場から解説

送り状の発行も物流アウトソーシングなら一括でサポート!

送り状の発行も物流アウトソーシングなら一括でサポート!

運送状としての送り状には品名の記載や郵便番号、住所の記載まで間違いのないよう、具体的に書くことが遅配や誤配を防ぐポイントです。

また送り状には個人情報が含まれるため、貼り間違いが起きないよう十分な注意が必要です。

自社に物流のノウハウがない、人員確保ができないという場合にはプロに物流業務を一括してアウトソーシングすることで送り状印刷の煩雑な作業からも解放されます。

富士ロジテックホールディングスでは物流管理システムに「ロジレス」「コマースロボ」「ロジクラ」、自社WMSなどを活用し、送り状印刷や梱包などの細かい業務から在庫・顧客管理までを一元管理。受発注〜出荷業務の自動化を支援しています。

もちろん、一部業務の委託だけでも柔軟に対応可能です。

まずは、お気軽にご相談ください。

<関連記事>「ECの発送の手間を簡素化!自動出荷システムで解決できることと代表的なシステムを紹介

 

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