棚卸とは？棚卸の手法やミスをしやすい理由とは

棚卸とは在庫品を一定期間ごとに数量を確認することです。在庫管理をするためには、正確な棚卸をおこなう必要があります。しかし、棚卸するべき物品が多くある場合は、時間がかかりすぎたり、担当者に負担がかかりすぎたりするためミスが増える可能性があります。

そこで棚卸には在庫管理システムを使うことが一般的です。在庫管理システムを活用することによって、ヒューマンエラーを減らすだけでなく業務効率化や人件費を始めとしたコスト削減につなげられます。

棚卸とは

棚卸とは、店舗や企業において保有している商品や原材料などを調査することです。棚卸は、在庫数を正確に把握するためにおこないます。棚卸をすることで在庫管理業務の効率化や財務面の改善にもつながるのです。在庫は企業の資産であり正確な在庫数を把握することはビジネスの成功に欠かせないため、棚卸を定期的におこなうことが重要です。

棚卸には次のような目的があります。

• 在庫数を正確に把握すること
• 在庫管理の効率化
• 棚卸をするべきタイミング

在庫数を正確に把握すること

棚卸の目的は、在庫数を正確に把握することです。在庫は、企業にとって大きな資産であり、正確な在庫数を把握することはビジネスの成功に求められます。定期的におこなうことで在庫数を確認し実際の数と記録のズレを修正でき、在庫の過剰や欠品などの問題を避けることが可能です。

在庫管理の効率化

棚卸は在庫管理を効率化するためにも有効です。在庫は企業の資産であり、最適な在庫管理をおこなうことはコスト削減や顧客満足度の向上につながります。棚卸をおこなうことでどの程度の在庫があるかを明確に把握することで、過剰在庫や欠品状態を防止できます。さらに、商品の回転率を把握し在庫の滞留期間を短縮することが可能です。

棚卸をするべきタイミング

定期的な棚卸をおこない、在庫の状況を把握することが大切です。具体的には、年末の年次棚卸や季節商品の販売期限前など、販売計画に応じておこなうことが推奨されます。さらに、商品の取扱いが終了した場合や売れ行きの悪い商品なども棚卸対象とすることで、在庫の見直しが可能です。

棚卸の手法

在庫を管理する方法には、タグ方式とリスト方式があります。小規模な企業や少量の在庫を持つ企業には、タグ方式が適していますが、在庫数が多く複雑な場合は、リスト方式がもっとも適しています。リスト方式は、正確で効率的な在庫管理を実現できるため、企業の財務状況を正確に把握できます。

タグ方式

タグ方式は在庫管理が簡単かつ初期投資が低いため、小規模な企業や少量の在庫を持つ企業に適しています。しかし、在庫が多く複雑な場合、タグが紛失したり商品の取り違えが起こる可能性があるため正確性が欠けるといった欠点があるのです。

リスト方式

リスト方式では在庫をリストアップするための一覧表を作成し、在庫数や単価、仕入価格を記録できます。この方法は在庫の種類や数量が多い場合でも、効率的に管理できるため人的ミスや漏れのリスクを低減できます。さらに、在庫数が少なくてもリスト方式は、棚卸し作業をスムーズに進めることができるため業務効率化につながります。

棚卸でミスが発生する理由

棚卸でミスが発生する理由として次のような点が挙げられます。

• 商品の取り置き状態
• 記録もれ

商品の取り置き状態

取り置きとは商品は既に出荷され、売上が計上されたというデータがあるにもかかわらず、実際にはお客様が受け取るまで倉庫に保管されている状態です。取り置きをおこなわずに現場の混乱を避けるべきですが、企業によってはむずかしい場合もあります。取り置きをする場合は棚卸し時に在庫の差異が生じないような工夫が必要です。

記録もれ

在庫が減る原因には、出荷以外にもサンプルとしてお客様に渡したり庫内作業で破損したりする場合があります。このような場合、企業ではどのように在庫管理をするのかルールを決めておくことが必要です。特に商品が破損した場合、作業員が報告を怠り勝手に廃棄してしまうこともあるためルールを改めて徹底することが求められます。

在庫管理システムの種類

在庫管理システムを活用することで棚卸の手間やミスを軽減することが可能です。在庫管理とは、商品が入荷から出荷されるまでの過程で、どの商品がどれだけ在庫にあるかを適切に管理することを指します。

在庫管理では在庫数だけでなく商品の品質も重要です。在庫管理システム（WMS、Warehouse Management System）は、在庫管理に必要な情報をデジタル化して管理するツールです。在庫管理システムを使うことで、リアルタイムで商品の出入りや在庫数を確認でき、在庫切れや過剰な在庫を回避し、機会損失を防止することができます。

在庫管理システムには次のようにさまざまな種類がありそれぞれに特徴があります。

• クラウド型
• オンプレミス型
• オーダーメイド型
• パッケージ型
• セミオーダーメイド型

クラウド型

クラウド型とは、Web上に作られたシステムを活用することから低コストで導入できる場合が一般的です。システムの提供会社がアップデートや保守をおこなうため、手間やコストを低減できます。しかし、カスタマイズできる範囲はオンプレミス型やオーダーメイド型よりも狭くなります。インターネットに接続できなくなると使用できなくなるリスクがあるので、注意が必要です。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社内で在庫管理システムを構築することです。自社サーバーを使用するため、企業の業務や商品にあったカスタマイズをできシステムを自由に構築できます。しかし、システムの保守や運用にはコストがかかり、時間や労力も必要です。さらに、システムのアップグレードやアップデートをおこなう場合専門知識が求められます。

オーダーメイド型

オーダーメイド型は、企業のニーズに合わせて、自社のシステムを作成する方法です。自社に必要な要素を加えやすいため、顧客管理システムやハンディターミナルなどの機能を追加することも可能です。しかし、初期コストが高額になる点やシステム提供会社とのコミュニケーション不足で、要望どおりのシステムにならない可能性があります。自社の業務内容を明確にしシステム提供会社とのコミュニケーションを密にすることが重要です。

パッケージ型

パッケージ型は、自社のパソコンにソフトウェアをダウンロードして利用する方法です。自社のパソコンでのみ利用できるため、小規模な企業に向いています。そのため、コストや手間が少なく抑えられます。

セミオーダーメイド型

パッケージ型に必要な要素に加え自社に必要な要素を付け足すことが一般的です。必要のない機能を付け足さないためコスト削減につながります。機能をシンプルにすることで新しい従業員でも使いやすくなるメリットもあります。

富士ロジテックの在庫マネジメント

自社がどれだけ商品を持っているかを正確に把握することは、拡大するビジネスにとって重要です。しかし、サプライチェーンが複雑化するにつれ、在庫管理がむずかしくなることがあります。富士ロジテックが提供するサービスでは、過剰な在庫や在庫が偏っている場合に悩んでいる企業に対して、在庫分析をおこない適切な在庫管理の方法や物流体制の改善案を提案するほか在庫の問題をトータルでサポートできます。

富士ロジテックのシステム

富士ロジテックが提供するFENICS（Fujilogitech Enterprise Information Core System）は、在庫管理やサプライチェーン全体の情報を統合管理する基幹システムです。多くの経験をもとに、ユーザーの要望に迅速かつリーズナブルな価格で対応できます。さらに、さまざまな業種と取引経験がありそのノウハウをシステムに取り入れています。ERP（Enterprise Resource Planning、企業資源計画）についても、SAP、ORACLE、Microsoft NAV、JDEなど、多くの実績があります。

富士ロジテックの倉庫サービス

富士ロジテックでは、北関東地区から九州地区まで自社施設において総合物流業務を運用中です。戦略的な物流倉庫拠点としてさまざまな商品を扱っています。保管や入出庫、流通加工、検品、品質検査などの付加価値サービスも提供しており、棚卸だけでなく物流全般を専門家に依頼することが可能です。

まとめ

棚卸とは、店舗や企業において商品や原材料において調査し、保有数を把握することです。在庫数を把握することで過剰在庫や欠品状態を防止できることから顧客満足度やコスト削減の向上につながります。

しかし、人間が棚卸におけるすべての業務をおこなうとヒューマンエラーにより数え間違いが発生する可能性があります。数え間違えをすることで帳簿に計上されていない資産や利益などが発生する可能性があり、会計上大きな問題となることがあるため注意が必要です。そこで在庫管理システムを活用することでミスが減り業務効率化や生産性の向上につながります。