失敗しないEC発送代行(物流代行)業者の選び方！選ぶ際のポイントなどを紹介

 ECショップの発送業務に膨大なコストをかけていませんか？

事業ローンチ当初は、自社で倉庫を借りて運営できると考えていても、ショップが成功し出荷量が増加すると人員を増強する必要が出てきたりします。

かさねて、繁忙期に必要な工数を確保するために、余剰の人員をかかえなくてはならないケースもありますね。

そのような問題を解決するのが、発送代行サービスです。

発送代行は、業者によって内容はことなりますが、基本的に倉庫内の作業を代行するサービスです。

注文データを発注担当者から受けとり、商品の引当、ピッキング、包装、送付状などの同梱、検品、梱包、発送までを請け負うサービスです。

倉庫事業者が物流倉庫として事業展開しているものから、大手ECモールが自社のリソースを貸し出す形で展開するサービスまでいろいろあります。

大手の事業者に限らず、ECショップを展開する事業者は、EC発送代行(物流代行)の業者を活用ことが、なかば常識化しています。翌日発送、ともすれば即日発送というスピーディな発送が求められ、自社対応ではその品質に追いつかないからです。

この記事では、ECショップ運営者の方が、どんなEC発送代行サービスを選択すれば良いか。選択のポイントを紹介していきます。

ECショップの受注から配送までの業務は大きな負担

 

ECショップでお客様の注文から配達までにかかわる業務は、大きく受注管理と倉庫管理に分かれます。

受注管理は、ショップからの受注データそれに対応し受注メッセージの処理等を行いながら、倉庫管理部門に随時受注データを送る業務です。

倉庫から出荷されたというデータがきたら、発送メッセージを送り、ショップの在庫を修正します。

手作業で行うと煩雑な作業で、受注管理担当者の負担は大きいものです。

繁忙期などは、忙しすぎてミスがおきたり、お客様からの問い合わせ等への対応が遅れたり、接客品質に影響がでることもあります。

そこで、受注管理システムというソフトウェアで自動化する企業が増えています。ショップが入っているECモールとAPIで連携していて、自動的に倉庫に出荷指示を送ることができます。

倉庫管理はどうでしょうか。

倉庫では、商品の検品・入庫、棚入れ、在庫管理、出荷指示の確認、商品ピッキング、送付状印刷、梱包、発送という流れで業務が進みます。

自社で業務を担う場合は、それぞれを自社の人員が行うわけです。

こちらも、繁忙期になると工数が激増し、人件費が大きな負担になります。

以上のように、ECショップ運営のバックでは、膨大な作業があり、それぞれの場面でミスが許されません。自社で行いつつ、世間のECショップと同等の品質を保つのは困難だといえるでしょう。

EC発送代行とは？

 

上記の業務のうち、倉庫での業務を代行してくれるのがEC発送代行です。

EC発送代行は、流通業、配送業、倉庫業など流通のプロに出荷をアウトソーシングできるサービスです。

流通のプロであるEC発送代行に任せることで、ミスがなく、包装や梱包の仕上がりも一定で素早い発送が可能になります。物流を高い品質で維持できるのです。

また。EC発送代行では、専門的な管理ソフトである倉庫管理システム(WMS)で、全工程を管理しています。それにより正確な発送と在庫管理が可能。出荷済みデータもリアルタイムに入手でき、ショップにすぐに反映できます。

基本的に、出荷指示を出したあとの業務は。自社の人員の手を離れているのです。

出荷のプロセスを発送代行にアウトソーシングすることにより、コア業務にリソースを集中できます。

自動出荷システムという、受注管理から倉庫管理までを一元で管理するシステムもあり、それを導入すると、ショップの注文から出荷まですべての業務を自動化することが可能です。

発送代行を活用するメリット

発送代行を活用することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。 

コスト削減

発送代行は、ECサイトの規模によっては大幅なコスト削減を実現します。

倉庫代や人件費などの固定費をおさえることができるからです。

自社で、倉庫業務を行う際には、余裕をもった人材の確保が必要になります。

日々の出荷数が少ないうちには専任のスタッフは必要ないかもしれませんが、毎日数10件から数100件と注文数が増えてくれば、倉庫作業だけのスタッフを雇わなければならなくなります。

併せて倉庫スペースを拡大しなければならないかもしれません。人件費も倉庫代も固定費ですので、売れても売れなくても利益を圧迫してしまいます。

発送代行では、ほとんどの料金体系では、出荷数と大きさにより代金により支払う代金が決まりますので、商品利益から割り当てる計算でOKです。

コストの大部分が変動費になりますね。固定費としては倉庫管理システムの使用料などがかかる程度で、業者によっては固定費ゼロのところもあります。

固定費を削減できることで、大きな利益を生む部署にリソースを集中でき、会社の付加価値生産性が高くなります。

物流の品質を維持できる

プロに委託することで、スピーディでミスの少ない出荷が可能になります。

この点では業者選びも重要です。出荷をプロの品質で行うことができても、EC事業者からの問い合わせ対応が遅いとお客様への対応が遅れてしまうこともあります。

顧客満足度を維持するためには、すぐにコミュニケーションのとれる業者を選びたいものです。

マーケティングや商品開発など本来業務(コア業務)にリソースを集中できる

負担の大きい倉庫業務をアウトソーシングすることで、ショップにとって付加価値の高い業務に社内リソースを振り分けることが可能。

受注管理から倉庫業務全般に加え、クレーム対応や返品処理などコール業務、さらに決済業務も任せられる、物流フルフィルメントサービスもあります。

フルフィルメントに委託すると事実上、ECの出荷実務に関しては社内のリソースを100%使わないことも可能です。

EC発送代行(物流代行)業者を選ぶポイント

 

EC発送代行の業者選びは慎重に行いたいものです。任せられる業務の範囲や柔軟なオプションはもちろん、自社の商品が扱えるかどうかという問題もあります。

失敗しない、発送代行業者を選ぶポイントは次の通りです。

しっかりしたサポート体制か

倉庫業務との緻密な連携が、顧客満足度の向上につながります。

お客様からの遅配やトラブルの質問に、スピーディに回答するためには、発送代行業者のサポート窓口や担当者とのコミュニケーションが必須。

素早く確認して正確に報告する体質の業者かどうか、見極める必要があります。

見積もりを受け取ったタイミングなどで、担当者にきちんと話しを聞きましょう。

システムの連携が可能か

受注管理システムや、自動出荷システムを導入しているならば、EC発送代行業者の使っている倉庫管理システムと連携がとれるかどうかを確認しましょう。

APIで受注データを送れ、出荷後に出荷実績データを受注管理システムに送り返すのがベスト。

遅延なく出荷報告をお客様に通知でき、ショップの在庫情報を更新することができます。

業者を選ぶときは、システムの確認が必須です。

自社と同種の商材を扱っている実績はあるか

発送代行業者に、自社の商品を扱う資格があるかどうか、環境が整っているかどうかもしっかり確認しましょう。

コンタクトレンズなどの医療品などは、「高度管理医療機器等販売業許可」の取得が必須ですし、正確なロット管理やトレーサビリティも求められます。

また、食料品も保管方法や消費期限等のチェックが欠かせませんし、冷凍や冷蔵に対応した倉庫・配送車両を必要とする場合もあります。

各業者の担当者に確認しましょう。 

倉庫の稼働日

物流倉庫がやっている発送代行の場合、土日祝日の稼働がないこともあります。一方、365日24時間体制で対応している業者も。

急いでいるお客様のなかには、土日祝日に対応していないショップでは購入しない人もいます。

もちろん商品が魅力的で他のショップでは購入できないものなら、休日が入って配送が遅くなっても構わないというお客様もいるでしょう。

自社が、どういうお客様とマッチしているか、ショップをどういうコンセプトで展開したいかによって、休日の考え方は変わると思います。

また、倉庫系の業者は、夏休みや年末年始の休みがある場合もあり、その期間はネットショップの受注に影響します。

オプションサービスの柔軟性

発送代行業者がどこまでのサービスを提供してくれるかも確認したいものです。

業者のなかには、オプションで入庫時の「ささげ」業務を引き受けるところもあります。「ささげ」は撮影・

採寸・原稿の三要素で、ECショップで商品を紹介する際に必須のものです。

入庫のタイミングで、自社のスタッフを倉庫に向かわせてそれらの業務を行うことも可能ですが、膨大な種類になると作業の負担も大きいものです。

また、得意客へのおまけや特別な包装や、一定金額以上のお客様へのプレミアムの同梱、初回のお客様への挨拶状やカタログの同梱などにも対応できる業者とできない業者があります。

お客様からメッセージやコールでいただいたリクエスト、急なキャンセル、別注文の商品の同梱などが可能かどうかも顧客満足度に影響するでしょう。

業者がどこまでオプションサービスに対応できるかは、確認しましょう。

まとめ

ECサイトの運営の手間とコストを大幅に削減しすることが可能な発送代行。発送代行業者にはさまざまなところがあります。

サービスの内容、料金を見定めるのはもちろん、サポートの品質や自社の商品を扱うことができるかなどをきちんとチェックしましょう。

受注管理システムや自動出荷システムを導入している場合は、システムのベンダーに相談するというのも、良い発送代行業者の選び方です。

ベンダーの実績のなかにはさまざまな業種業態の事例がありますので、自社の条件に近いECショップが使っている発送代行をすすめてくれるでしょう。

発送代行は、一度選んで稼働がはじまると、途中で別業者に変更するのが困難になります。

慎重に発送代行業社選びをしましょう。

 

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